Die drei Zahlen, die Ihren Vertrieb steuerbar machen.

Es gibt zwei Arten von Vertrieb ohne Steuerung. Die eine misst gar nichts und entscheidet aus dem Bauch. Die andere misst alles, hat ein Dashboard mit vierzig Kacheln und entscheidet trotzdem aus dem Bauch, weil niemand weiß, welche Zahl jetzt wichtig ist. Das Ergebnis ist in beiden Fällen gleich.

Drei Quoten reichen für den Anfang

Ein Vertrieb lässt sich mit drei Verhältniszahlen steuern. Nicht mit absoluten Zahlen, sondern mit Quoten, denn nur die zeigen Qualität statt Fleiß.

Termine je Kontakt

Wie viele angesprochene Unternehmen führen zu einem Termin? Diese Quote zeigt, ob Zielgruppe und Ansprache zusammenpassen. Ist sie niedrig, hilft kein besseres Abschlusstraining. Dann stimmt entweder die Liste nicht oder der erste Satz.

Angebote je Termin

Wie viele Termine führen zu einem Angebot? Hier zeigt sich die Qualifizierung. Eine sehr hohe Quote klingt gut, ist aber oft ein Warnsignal: Dann werden Angebote an Leute geschrieben, die nie kaufen wollten. Eine sehr niedrige Quote heißt meist, dass im Termin nicht herausgearbeitet wird, was der Kunde eigentlich braucht.

Abschlüsse je Angebot

Wie viele Angebote werden angenommen? Diese Quote spiegelt Angebot, Preis und Nachfassen. Wenn sie schwankt, liegt es selten am Preis allein, sondern meistens daran, dass niemand strukturiert nachfasst.

Warum absolute Zahlen in die Irre führen

„Wir haben letzten Monat 180 Anrufe gemacht“ sagt nichts. 180 Anrufe mit zwei Terminen sind ein Problem, 180 Anrufe mit dreißig Terminen sind ein System. Erst das Verhältnis macht die Zahl lesbar.

Dasselbe gilt für Umsatz. Ein guter Monat kann ein später Abschluss aus dem Vorquartal sein. Wer nur auf den Umsatz schaut, feiert im Januar und erschrickt im März, obwohl sich an der Arbeit nichts geändert hat. Quoten zeigen die Ursache, Umsatz zeigt nur die Wirkung mit Verzögerung.

Den Engpass finden statt mehr zu arbeiten

Der praktische Nutzen der drei Quoten liegt in der Diagnose. Ein Beispiel aus dem Alltag: Der Umsatz liegt unter Plan. Die erste Reaktion ist fast immer mehr Aktivität. Schaut man auf die Quoten, sieht man oft etwas anderes.

Liegt die Terminquote gut, die Abschlussquote aber niedrig, dann wird mit den Falschen gesprochen oder das Angebot trifft nicht. Mehr Anrufe verschlimmern das sogar, weil das Team mehr Zeit in Gespräche steckt, die nicht konvertieren. Liegt dagegen die Abschlussquote gut und die Terminquote niedrig, ist mehr Aktivität tatsächlich der richtige Hebel.

Diese Unterscheidung ist der ganze Punkt. Ohne Quoten ist jede Entscheidung ein Münzwurf, mit Quoten wird sie zu einer Ableitung.

Zwei Regeln für die Umsetzung

Wöchentlich messen, nicht monatlich.: Ein Monat ist zu spät, um gegenzusteuern. Wer montags fünfzehn Minuten auf die Zahlen der Vorwoche schaut, erkennt Probleme, solange sie noch klein sind. Wichtig ist, dass dieser Termin stattfindet, auch wenn gerade viel los ist. Gerade dann.

Dort messen, wo gearbeitet wird.: Die Zahlen müssen aus dem CRM kommen, nicht aus einer Tabelle daneben. Was doppelt gepflegt werden muss, wird nicht gepflegt. Ein CRM, das dem Verkäufer nichts zurückgibt, wird zur Pflichtübung und damit unbrauchbar. Deshalb gehört zu jeder Kennzahl die Frage: Welche Eingabe ist dafür nötig, und wie wenig reicht?

Wann es sinnvoll ist, mehr zu messen

Später kommen weitere Kennzahlen dazu: die Dauer von der ersten Ansprache bis zum Abschluss, der durchschnittliche Auftragswert, die Quote je Verkäufer, die Entwicklung der Pipeline über die Zeit. Diese Zahlen sind nützlich, aber erst dann, wenn die drei Grundquoten stabil erhoben werden.

Ein Dashboard ersetzt keine Steuerung. Entscheidend ist nicht, wie viel gemessen wird, sondern ob aus einer Zahl regelmäßig eine Entscheidung folgt. Alles, woraus nie eine Entscheidung folgt, kann weg.